ACALL利用者インタビュー
古塚 大輔様Daisuke Furutsuka （画像左）
木戸 啓太様Keita Kido （画像右）
freee株式会社
事業の成長にフォーカスするため、自社開発した受付システムのリプレイスを検討
「誰もが創造的な活動ができる社会」「スモールビジネスが強く、かっこよく活躍する社会」を実現することをミッションに、クラウド会計ソフト「会計フリー」を始め、スモールビジネスに携わるすべての人が創造的な活動にフォーカスできるようクラウドサービスを提供し続けてきたfreee株式会社。自社開発した受付システムのリプレイスに至った背景には、急成長するメガベンチャー企業ならではの課題と問題意識がありました。
公開日：2017年7月28日
社員の生産性を考え、SaaSの受付サービスを検討
ー自社で受付システムを開発するに至った経緯と、新たに受付システムを導入された背景を教えて頂けますか？
当社は3年程前まで社員も10名位の規模でして、ここ数年で100名単位で増員してきました。しかも当時はエンジニアの比率が高かったため、開発に集中してもらおうと考えると、”電話機で受付をして応対する”というバックオフィスの仕事にまで手が回らない状況だったんです。
じゃあ、社員を呼び出すシステムみたいなものが欲しいよねっていう声が挙がり、自社で受付システムを開発するに至ったと聞いています。当時は、来客の方とかお弁当の配達などメニューボタンを4つくらい準備していて、ボタン毎に違う音が鳴らして使い分けていて、場合によっては応対する人を変えたりとか、出て行かなくてもいいよねと判断したりとか、そういう感じてやっていましたね。
当時はそれで回っていたんですけど、社員数が増加していく中で受付システムから担当者を検索するのにすごい苦労される来訪者が増えてきたんですね。具体的には、200名を超えた時から検索が効かなくなったり、スクロールも長くなってしまったりして、探しづらいといった声が挙がってきました。探しづらさにより担当者の押し間違えがあったり、苗字が同じで名前違いの社員を呼び出してしまうことがあって、こういった状況を見聞きしている中で、やっぱりこれはリプレイスした方が良いんじゃないかと話をしていました。
そんな中、現在の延長線上でエンジニアに改修をお願いするかを考えた時に、当社の事業の成長スピードを考えるとそこにリソースを割くべきではないなと。やはり貴重なエンジニアのアウトプットの価値を考えると、非生産的だと判断しました。また、以前は開発の人間でないと設定変更ができないという不便さを感じていましたので、バックオフィス部門でも手軽に操作設定できるようなクラウドサービスを探そう、という結論に至りました。
開発力の高さと対応のスピード感が評価のポイントだった
ー実際にどのような受付システムを求めていましたか？
受付システム導入の検討は1月頃からスタートしました。バックオフィス部門の社員でも手軽に操作設定できる点が必須であり、具体的な仕様の部分では来訪者の会社名と氏名をきちんと把握できるような機能、あと自社の受付システムでは社員の名前と顔写真が全て表示されていたので、必要な部分だけ表示され、また絞り込んで社員を検索表示するような仕様が欲しいよねと話していました。
ー弊社の受付システムの印象はいかがでしたか？
第一印象はデザイン、特にサイネージが気に入りました。もちろん、手軽に設定変更できる仕様やカスタマイズできる機能も多くて全体的に良かったんですけど、トップ画面がサイネージになっているのが好印象でした。実際、他にも数社ほど検討していました。ただ、ちょっとした仕様変更にも都度費用が発生するといった点や、機能やできることがかっちり決まっていて、当社で具体的にやりたいことを実現するのはなかなか難しいなと感じた点、そのほか要望に対するレスポンスや開発のスピード感の観点などから、検討を断念しました。
御社は、質問に対するレスポンスも早かったですし、機能改善の要望に対しても「やります」と前のめりで直ぐ返事をされ、開発力の高さに驚きました。「検討します」じゃなくて「やります」はなかなか言えないなと。また、中期的な開発ロードマップを事前に頂いたことで、「この時期にこの機能が追加されるんだ」と将来の機能イメージが湧きやすく、すごく参考になりましたし、一段と信頼感が増しました。最終的にはボタン毎にSlackのチャンネル指定ができるように仕様変更頂いた点が大きな後押しとなり、その時点でACALL一択でほぼ決まりましたね。
受付の応対にも生産性を高める要素が隠れている
ー実際にご利用頂いて、社内の意見やお客様の意見等はございましたか？
社内には5月22日にリプレイスすることをアナウンスし、5月29日より本格運用しました。社内の人間は呼ばれる側なので、特に大きな変化はなかったですが、@hereで通知される”お弁当の配達”は誰が一番早く「OKボタン」を押すかで取り合っていましたね（笑）。あと、元々自社開発からのリプレイスなので、開発したエンジニアには事前にリプレイスする背景をきちんと説明し、了承を得た上で導入しました。社外からは「かっこよくなりましたね」とか「見やすくなり、担当者が選びやすくなった」という声が挙がり、ご好評頂いてます。また社内の生産性を高める可能性も感じています。
今はまだ利用しなくても運用できていますが、将来的には事前にアポイントを作成することで来訪者にはアポイントコードを利用してもらい、社内のGoogleカレンダー（G-suite）と連携して会議室の予約をスムーズに行えるよう、運用していきたいですね。
また、社内ではSlackで頻繁にやり取りをしていますが、Slackでコミュニケーションを取ることで逆に生産性を落としているのでは？という仮説を検証するために、導入当初はSlackで来訪通知を受け取っていたところを一時的にEメールだけで来訪通知を受取ることで問題なく運用が可能か、検証したりしています。
当社は週に1回のペースでマネージャーとメンバーが1on1で打ち合わせをしているのですが、個室タイプの打ち合わせスペースが足りていなかったり、スケジュール管理もGoogleカレンダー（G-suite）を利用しているのですが、Googleだと一人一人表示を消さないといけないのが面倒だったり、またダブルブッキングを防止できなかったりと、来客だけでなく社内の打ち合わせについても課題があり、なにか生産性を高めるツールがあればと感じています。