ACALL利用者インタビュー

単なる受付と会議室予約だけではなく、セキュリティを含めたソリューションを探していました

ー受付システムを検討されたのは初めてではないとのことですが、導入のきっかけは何だったのでしょう。

数年前に住友新宿ビルへ移転したとき、一度受付システムの導入をしようと思いました。当時は３社ほどピックアップして検討したのですが、システムとしては単なる受付と会議室予約ぐらいしかありませんでした。

当時、移転費用や受付システム導入の初期費用の関係から、一旦ペンディングに。最近になって入退館のセキュリティまでを考えられるものがないかと探したところ、ACALLさんを見つけ、そのシステムがセキュリティを含めて他社にはない広がりのあるものだったので導入を考えました。

ーWorkstyleOSをお選びいただいたのは、受付チェックインからセキュリティまでの連携を見据えてとのことで、大変光栄です。

単なる受付だけではなく、セキュリティも含めトータル的な広がりを見込めるところが気に入っています。うちの社長も、移転後に受付に置いてあるACALLを見て「なにコレかっこいい！」と言っていました（笑）。

ーWorkstyleOSのさまざまな機能をお使いいただいていますが、導入はスムーズでしたか？

導入して３ヶ月経ちましたが、間に新型コロナウイルスのことでリモートワーク等も入ったため、現在ようやく馴染んできたというところです。まずはiPadのACALL RECEPTIONからの呼び出しや会議室の予約とチェックインを使用しています。

今後はお客様にQRのアポイントコードをお送りしたり、入館証を発行して入退館のセキュリティの運用もできればと考えています。

内線電話がなくなったことで、仕事が中断されなくなりました

ー実際にACALLを導入してから、どんなことが変化したのでしょうか

今まで受付内線がかかってくると、内線を取った社員がお客様をお出迎えし、会議室までお通しして、お茶をお出しするという流れでした。この運用だと、どうしても女性社員に頼ってしまうところがありました。ところが、産休・育休の取得率も上がり、一部の社員に負担がかかってしまうことも。

現在は、WorkstyleOSの導入で、担当者が直接対応する運用になりました。担当者がお客様をお迎えし、会議室までご案内する途中でドリンクを選んでもらうという運用になりました。それによって、来客により仕事が中断されるということが少なくなり、継続して仕事を行えるというメリットが大きいです。

ーオフィス文化の変革のお手伝いもできているということで、嬉しく思います。

一部社員ではちょっと前からLINE WORKSを使用しているのですが、WorkstyleOS導入に合わせてLINE WORKSの使用も普及していこうと思っています。WorkstyleOSとの連携で来訪通知の方法をLINE WORKSにするところから始めたいと思います。スモールスタートで徐々にいろいろな使い方を試していきたいです。

WorkstyleOSでやりたいことがたくさんあります

ーまずは、ACALL RECEPTIONで受付チェックイン、ACALL MEETINGで会議室チェックインをスタートされていますが、今後はどのような使い方を想定していますか。

まずはアポイントのあるお客様にQRコードをお送りするところからですね。メールだけでなく、LINEでお送りすると、受付チェックイン時にスマホをかざすことができて便利だと思います。

そのあとは、入館証を印刷する受付フローを取り入れたいと思っています。ゆくゆくは、ゲート連携をしたいと思っているので、その前に入館証を使う文化が馴染めばいいなと思っています。

ー今後のACALLに期待されていることがあれば、ぜひお聞かせください

現在利用しているセキュリティシステムとの連携で入退館セキュリティをカバーするというのは是非やりたいと思っています。また、自動販売機との連携にも興味があります。まずはQRコードの使用を定着させて、入館証の運用、それができたらゲート連携ですね！

ーはい、ぜひ！引き続きよろしくお願いいたします。ACALLのカスタマーサクセスが、御社のめざす運用をお手伝いしてまいります。