ACALL利用者インタビュー

先進的な企業イメージに合う受付システムへリプレイスを検討

移り変わる新しいIT環境に加え、各社共セキュリティ人材の育成・確保が緊急課題として叫ばれる昨今、最前線でセキュリティソリューションを提供してきたトレンドマイクロ株式会社。既に旧型の受付システムを導入していたが今回リプレイスに至った背景には、先進企業として求める企業イメージのあり方、セキュリティ面での課題と問題意識がありました。

公開日：2017年7月28日

企業イメージに合う洗練された受付システムを探していた

ー以前は旧型の受付システムを導入されていましたが、新たに受付システムを導入された背景をお教え頂けますか？

当社はITセキュリティソリューションを展開しており、IT業界で取引を行っている企業として以前の旧型の受付システムでは、正直見た目が古かった。また、入館を用紙で記録・管理を行っていたことで、お客様にご記入頂く仕組みが当社の企業イメージと合っておらず、不満を感じていました。

やっぱり最新のITセキュリティソリューションを提供する当社としては、洗練された受付システムでおもてなしをするというイメージを与えたかったのが大きかったです。また、受付のプロセスを考えたときに来訪記録を電子データできちんと管理する必要があるよね、という話になり、新たに受付システムを見直すという話に広がっていきました。

セキュリティを満たし、シンプルな操作性に魅力を感じた

ー弊社の受付システム以外にも検討されていたサービスはありますか？

実は始めに海外製品を検討していました。約3ヶ月くらい製品を利用しましたが、セキュリティ面でちょっと課題がありました。具体的にはモバイルアプリがあって、そのモバイルアプリを持って行くと受付に近づいただけで、来訪者の名前がデバイスに浮かび上がってそれをタッチすればアポイント情報に紐付き、あとはOKボタンをクリックするだけなのですが、当社として問題だったのは、来訪者の名前がデバイスに表示されてしまうことです。仮に第三者が横から見たら来訪者の名前が見えてしまうところが、当社としては一番問題でした。

来訪者の名前が非表示のまま受付対応するために何かスマートな受付システムがないかな、と探していたのですが従来のような筐体に入ったPBX連携型の受付システムでは「内線も使えますよ、多機能でいろんな面でカバーできますよ」と機能的に複雑でした。

当社としては誰でも手軽に操作できるようなシンプルさが必要でした。その時にたまたまHPの記事でACALLを知りました。デザインも洗練されてて良かったのですが、特に二次元バーコードを使って受付する、という点に惹かれましたね。二次元バーコードは日本人にもだいぶ浸透して使い慣れてきていますし、なおかつ個人情報を持ち出す必要がないので、当社には適しているという話になり、一度お話を伺いたいと思ったのがきっかけです。

ー御社からお問い合わせを頂いた時期はACALLのリリース初期でしたが、スタートアップ企業の製品を導入するにあたりハードルはありましたか？

正直、ありました（笑）。やっぱりスタートアップのサービスを導入するという実績が当社の中で大きなチャレンジでした。ITセキュリティソリューション企業なので、やはりセキュリティ面でクリアにならないといけないケースが多いというのが理由です。

ただ、御社の場合はISMSマークやISO27001を取得しており、かつSaaSのサービスとして非常に魅力的だと感じましたので、当社としては「スタートアップ企業でもサービスとして良いものであれば採用する」という１つの実績を作っていきたいと思いました。もちろん、やり取りをさせて頂いている中で、継続的に機能改善を図り、UI・UXを改善頂いたのも、大きな評価のポイントでした。

ー実際にACALLを導入頂いて感じたメリットはどういった点でしょうか？

来訪履歴をきちんと記録することが徹底できてきたことです。旧型の受付システムを利用していた際は1年間で約1,500件程度の来訪記録を残せていたのですが、ACALLでは月間500件近く記録を保管できています。年間で約6,000件、以前の4倍近い数値で記録を残せることになります。これは大きな効果です。以前はお客様に入館用紙を記入頂くよう、定期的に社内メールを送信してアナウンスしていましたが、ACALLを導入したことで、お客様は入館用紙の記入が不要で、入館証を胸に貼るだけでいいのでとてもスマートになりましたね。

社員、お客様から湧き上がる喜びの声

ー導入にあたり社内の反応はいかがでしたでしょうか？

色んなことにおいてもそう言えますが、やっぱり人間って新しいものを導入することには抵抗感を感じるものです。想定はしていましたが、テスト的に導入している際にアシスタントの方々から「自分達の仕事が増えるんですか？」っていう意見が多く挙がりました。そこで、社内説明会を開催した際にお伝えしたのは、”あくまでもお客様の利便性を上げるのが目的なんですよ、お客様がいらっしゃって、スムーズに受付して頂くためのリプレイスなんですよ”という、導入するにあたっての真の目的です。

つい自分達目線で仕事量の増減を推し量ってしまいがちですが、社員へ真の目的を伝えることで意識改革にも繋がり、以前よりも「お客様をウェルカムな気持ちで迎えるんだ」っていうマインドセットができてきました。当社は元々、行動規範を大切にしている企業でして、コアバリューである3CiTは、社員の日常業務の基盤となっており、当社社員の考え方や行動、社外の人々との交流にいたるまで浸透しており、社員一人一人のバリューが会社全体の文化をつくる基となっています。ACALLも文化を作る上で必要な一部となっていますので、自然とお客様をウェルカムな気持ちでお出迎えするよう意識しながら働いてくれる社員が増え続けることを願っています。

ー実際にご利用頂いて、お客様の反応はいかがでしたでしょか？

本格的に本社に導入して約１ヶ月くらい経ったのですが、社員が800人以上いる中で「通知に気づかなかった」や「お客様をお出迎えできませんでした」という話はなく順調に運用できてます。洗練されたデザインで見た目がすっきりしており、二次元バーコードを使って非常に簡単に受付できるのでお客様からも好評頂いてます。

二次元バーコードの利用もそうですが、FaceTime通知やSMS通知なども含めそれぞれの目的に応じて手段を使い分けて利用しているのが問題なく運用できている理由かと思います。まだ一部では利用していない社員もいますが、この辺りは時間の問題かなと。ACALLの利便性も向上してますし、現在は二次元バーコードを利用して応対する方法しか社内に説明していないので、今後定期的に使い方を啓蒙していくことで、より効率的な応対ができてくると思います。

今後もACALLへの期待は大きい

ー今後ACALLに期待していることをお教え頂けますか？

当社はセキュリティの都合上、ゲストがレストルームに行くには社員もセキュリティゾーンまで同行し、ICカードで扉を開閉する必要があります。ACALLでは、既に他企業様での実績として、入館証に印字された二次元バーコードを使ってセキュリティゲートを開閉することができるため、例えば印刷された入館証は1日限定利用として受付のセキュリティと連動すれば入館から退館までの流れがスムーズになり、利便性が上がるかと思っています。

また、旧型の受付システムは、色々な受付方法を提供するサービスが多いのですが、受付のプロセス自体を全部一元的に管理するようなプラットフォームは1つの差別化要因として必要になると感じています。なので、アポイント調整〜入館〜受付〜呼出〜接遇〜打合わせ〜退館までの一連の流れにACALLが寄り添ってもらえたら嬉しいですね。そういった意味では、今後ACALLで機能追加を予定しているゲスト管理機能や会議室管理機能に期待しています。